Archiwum kategorii: Elektronizacja zamówień publicznych

Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. 2018 r., poz. 2191) wejdzie w życie w dniu 18 kwietnia 2019 roku.

 

Ustawa reguluje:

„1) zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyozwanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zwanego dalej „platformą”;

2) zadania ministra właściwego do spraw gospodarki związane z funkcjonowaniem platformy i warunki powierzania tych zadań innym podmiotom.“

W uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy, że: „celem ustawy jest wprowadzenie możliwości przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych między systemami informatycznymi w zamówieniach publicznych, jako jednego z obszarów fakturowania. Zobowiązanie zamawiających do przyjmowania m.in. faktur elektronicznych w ustandaryzowanym formacie umożliwi wdrożenie dyrektywy 2014/55/UE, a także pozwoli na uporządkowany rozwój rozwiązań technicznych i technologicznych oferowanych w obrocie handlowym.“

 

Elektroniczna faktura to faktura, która spełnia wymagania określone w art. 2 pkt 32 ustawy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174). Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług pod pojęciem faktury elektronicznej należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Artykuły 106 e oraz 106 f ww. ustawy zawierają wskazanie tego, co powinna zawierać faktura, natomiast art. 106 g reguluje sposób wystawienia faktury. Przy czym w przypadku wystawiania faktury w formie elektronicznej ustawa wskazuje, że:

 „W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1) podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy,

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,

3) nabywca, o którym mowa w art. 106k ust. 1, przesyła je lub udostępnia wystawcy faktury,

4) podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi

– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.“

 

Ważne: Elektroniczna faktura ma ponadto spełniać wymagania umożliwiające jej przesyłanie za pomocą platformy – mowa o platformie, która zostanie utworzona na podstawie art. 13 tejże ustawy. Platforma, o której mowa to Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Z informacji zamieszczonych na stronie internetowej efaktura.gov.pl wynika, że możliwe będzie korzystanie z platformy na dwa sposoby:

aplikację webową – dostęp do platformy będzie możliwy za pośrednictwem strony www,
aplikację desktopową – dostęp do platformy będzie możliwy za pośrednictwem oprogramowania instalowanego na dysku komputera.

Z informacji wynika, że w ramach każdego ze sposobów korzystania z platformy zostaną zaoferowane usługi przez dwóch brokerów. Na ww. stronie została udostępniona wersja testowa platformy – można zatem sprawdzić jej działanie przy użyciu danych testowych.

 

Elementy faktury:

Ustawa w art. 6 reguluje zawartość ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wskazując, że:

Zawiera ona elementy wymagane ustawą o podatku od towarów i usług oraz informacje dotyczące odbiorcy płatności a także wskazanie umowy zamówienia publicznego.

Ustawodawca dopuścił zamieszczenie w treści ustrukturyzowanej faktury elektronicznej również innych elementów jeśli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.

 

W projekcie ustawy czytamy, że: „W ustawie założono przesyłanie faktur elektronicznych zgodnie z dotyczącą fakturowania normą europejską EN-16931-1:2017, do której odniesienie zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej przez Komisję Europejską na podstawie przepisu art. 3 ust. 2 dyrektywy 2014/55/UE w decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2017/1870 z dnia 16 października 2017 r. w sprawie publikacji odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE (Dz. Urz. UE L 266 z 17.10.2017, str. 19). Przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych jest istotnym krokiem ku pełnej elektronizacji obiegu dokumentów w fazie wykonywania zamówień publicznych.

 

Ustawa o elektronicznym fakturowaniu reguluje również zasady przesyłania innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z zamówieniami publicznymi. Pod pojęciem tych innych dokumentów należy rozumieć „dokument elektroniczny inny niż ustrukturyzowana faktura elektroniczna, o którym mowa w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669), spełniający wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy, związany z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego“. Zgodnie natomiast z definicją dokumentu elektronicznego, o którym mowa w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zamówienia publiczne „dokument elektroniczny – stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych“.

 

Elementy innego ustrukturyzowanego dokumentu elektronicznego:

Ustawa w swej treści wskazuje, że dokument taki (np. awizo dostawy, potwierdzenie odbioru – takie dokumenty przykładowe wymienia uzasadnienie do projektu ustawy) winien zawierać wskazanie „umowy zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczy.“

 

Lista innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych:

Co istotne, zgodnie z treścią ustawy w drodze rozporządzenia zostanie określona lista innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy, uwzględniając rodzaje dokumentów stosowanych przez zamawiających i wykonawców w związku z realizacją zamówień publicznych – art. 9 ust. 2 ustawy.

 

Ilekroć w ustawie mowa jest o zamówieniach publicznych to pod tym pojęciem należy rozumieć nie tylko zamówienia, o których mowa w ustawie Prawo zamówień publicznych ale również umowę koncesji oraz umowę o partnerstwie publiczno-prywatnym.

Jak zostało już wskazane, ustawa reguluje sposób przesyłania między zamawiającym a wykonawcą faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych. Przy czym w treści art. 3 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu znalazło się wyłączenie, które dotyczy następujących zamówień publicznych (przepisy dotyczące elektronicznego fakturowania nie mają zastosowania do tego rodzaju zamówień wskazanych poniżej):

Art. 4 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. „zamówień lub konkursów:

a) którym nadano klauzulę zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych lub

b) jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa, lub

c) jeżeli wymaga tego ochrona bezpieczeństwa publicznego, lub

d) którym muszą towarzyszyć, na podstawie odrębnych przepisów, szczególne środki bezpieczeństwa

– w zakresie, w jakim ochrona istotnych interesów dotyczących bezpieczeństwa państwa określonych w lit. a-d nie może zostać zagwarantowana w inny sposób niż udzielenie zamówienia bez zastosowania ustawy.“

Art. 4 pkt 5b ustawy Prawo zamówień publicznych, tj.

„zamówień, dotyczących produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi, o których mowa w art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, jeżeli wymaga tego podstawowy interes bezpieczeństwa państwa, a udzielenie zamówienia bez zastosowania ustawy nie wpłynie negatywnie na warunki konkurencji na rynku wewnętrznym w odniesieniu do produktów, które nie są przeznaczone wyłącznie do celów wojskowych;“

Art. 4 b ust. 1 pkt 1 – 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj:

„zamówień, o których mowa w art. 131a ust. 1:

1) podlegających:

a) szczególnej procedurze na podstawie umowy międzynarodowej, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, zawartej z jednym lub wieloma państwami niebędącymi członkami Unii Europejskiej, lub porozumienia zawieranego na szczeblu ministerialnym,

b) szczególnej procedurze na podstawie umowy międzynarodowej, której stroną jest Rzeczpospolita Polska, lub porozumienia zawieranego na szczeblu ministerialnym, związanych ze stacjonowaniem wojsk i dotyczących przedsiębiorców, niezależnie od ich siedziby lub miejsca zamieszkania,

c) szczególnej procedurze organizacji międzynarodowej, jeżeli zamówienia muszą być udzielane przez Rzeczpospolitą Polską zgodnie z tą procedurą;

2) w przypadku których stosowanie przepisów ustawy zobowiązywałoby zamawiającego do przekazania informacji, których ujawnienie jest sprzeczne z podstawowymi interesami bezpieczeństwa państwa;

3) udzielanych do celów działalności wywiadowczej;“

 

Art. 4b ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj.

„zamówień udzielanych w państwie niebędącym członkiem Unii Europejskiej, w tym zakupów cywilnych realizowanych podczas rozmieszczenia sił zbrojnych, oraz sił, do których podstawowych zadań należy ochrona bezpieczeństwa, w przypadku gdy względy operacyjne wymagają ich udzielenia wykonawcom usytuowanym w strefie prowadzenia działań“

 

Art. 4b ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj.

„zamówień udzielanych przez rząd Rzeczypospolitej Polskiej rządowi innego państwa związanych z:

a) dostawami sprzętu wojskowego lub newralgicznego sprzętu,

b) robotami budowlanymi i usługami bezpośrednio związanymi z takim sprzętem, lub

c) robotami budowlanymi i usługami do szczególnych celów wojskowych lub newralgicznymi robotami budowlanymi lub usługami;“

 

Art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d) ustawy o umowie koncesji, tj. umów koncesji

„w przypadku których stosowanie przepisów ustawy nakładałoby na zamawiającego obowiązek przekazania informacji, których ujawnienie jest sprzeczne z podstawowymi interesami bezpieczeństwa państwa, w zakresie, w jakim ochrona ich nie może zostać zagwarantowana w inny sposób niż udzielenie zamówienia z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy“.

W stosunku do pozostałych zamówień – nawet tych które są wyłączone z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych – ustawa o elektronicznym fakturowaniu znajduje zastosowanie. Świadczy o tym treść art. 4 ust. 3 tejże ustawy, który stanowi, że: „W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych“. Wyłączenie stosowania ustrukturyzowanych faktur może nastąpić w takich przypadkach wyłącznie na podstawie decyzji zamawiającego, która zostanie ujawniona w odpowiednim dokumencie wszczynającym postępowanie o udzielenie takiego zamówienia.

 

Obowiązek przyjęcia ustrukturyzowanej fakury:

Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w art. 4 ustanawia obowiązek dla zamawiającego dotyczący przyjęcia ustrukturyzowanych faktur elektronicznych jakie zostaną przesłane mu przez wykonawców za pomocą platformy. Natomiast wykonawca nie jest zobowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy.

W uzasadnieniu projektu ustawy podkreślono obowiązek zamawiającego do przyjęcia takiej faktury wskazując, że: „Zgodnie z przepisami unijnymi oraz krajowymi do wystawiania faktury elektronicznej, dotyczącymi podatku od towarów i usług, niezbędna jest akceptacja możliwości odbioru tak wystawionego dokumentu przez drugą stronę transakcji. Zgoda może zostać wyrażona w dowolny sposób. Kwestia akceptacji formy wystawiania faktur elektronicznych została niejako przerzucona w sferę stosunków cywilnoprawnych kontrahentów, tj. umów, a nie abstrakcyjnych regulaminów o przesyłaniu faktur, które nie będą miały tutaj zastosowania. Przepisy projektowanej ustawy nie będą wymagać zgody na otrzymanie faktury elektronicznej od zamawiających, gdyż zgodnie z przepisami dyrektywy 2014/55/UE będzie to ich obowiązkiem.

 

Zgoda stron na przesyłanie innych ustrukturyzowanych dokumentów:

Art. 4 ust. 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu stanowi, że do wysyłania i odbierania innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za pośrednictwem platformy wymagana jest zgoda drugiej strony. W przeciwnym wypadku przesyłanie i odbieranie dokumentów nie będzie dopuszczalne – w świetle takiego brzmienia przepisu ustawy.

 

Upoważnienie innego podmiotu do odbioru faktury elektronicznej:

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o elektronicznym fakturowaniu zamawiający może upoważnić do odbioru ustrukturyzowanych faktur lub innych ustrukturyzowanych dokumentów także inne osoby lub jednostki nieposiadające osobowości prawej – dotyczy to oczywiście faktur i innych dokumentów przesyłanych za pomocą platformy. Taka sytuacja ma miejsce, gdy obsługa faktur jest delegowana np. do podległej, wyspecjalizowanej jednostki lub jednostki zewnętrznej, która działa w imieniu i z upoważnienia zamawiającego.(tak w uzasadnieniu do projektu ustawy).

 

Upoważnić inne podmioty do wysyłania usktrukturyzowanych faktur elektronicznych lub innych ustrukturyzowanych dokumentów może również wykonawca , ale o tym w części poniżej.

 

Obowiązek posiadania konta:

Ustawa w art. 5 ustanawia dla zamawiającego obowiązek posiadania konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania. Konto winno być założone przez zamawiającego zanim otrzyma on pierwszą ustrukturyzowaną elektroniczną fakturę – czyli przed przewidywanym terminem otrzymania takiej faktury.

Wykonawca natomiast wysyła ustrukturyzowane faktury elektroniczne lub inne ustrukturyzowane dokumenty z własnego konta – chyba, że do wysyłania tych dokumentów za pomocą platformy upoważnił inną osobę lub jednostkę nieposiadającą osobowości prawnej. W przypadku jednak, gdzie ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inny ustrukturyzowany dokument będzie wysyłał podmiot upoważniony przez wykonawcę wówczas ustawodawca wymaga, aby w treści przesyłanego dokumentu wykonawca zamieścił stosowną adnotację. Z brzmienia przepisu wynika zatem, że jeśli to nie wykonawca za pomocą swojego konta na platformie przesyła dokument do zamawiającego winien na takim dokumencie zaznaczyć w formie adnotacji, że w jego imieniu robi to upoważniony przez niego do dokonania tej czynności podmiot.

Do założenia konta na platformie konieczne jest uwierzytelnienie. Ustawa w art. 5 ust. 5 stanowi, że : Uwierzytelnienie użytkownika platformy następuje w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.“

Art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne stanowi, że:

„Uwierzytelnienie użytkownika systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego, w którym udostępniane są usługi Online, wymaga użycia:

1) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. poz. 1579 oraz z 2018 r. poz. 650 i 1544), lub

2) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w notyfikowanym systemie identyfikacji elektronicznej, lub

3) danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu realizacji usługi Online.“

Art. 20 ust. 2 ww. ustawy stanowi natomiast, że:

„Podmiot publiczny, który używa do realizacji zadań publicznych systemu teleinformatycznego, może umożliwiać użytkownikowi uwierzytelnienie w tym systemie także przez zastosowanie innych technologii.“

 

Ustawa reguluje również kwestię przetwarzania danych osobowych, wskazując m.in, iż administratorem danych osobowych przetwarzanych na platformie jest minister właściwy do spraw gospodarki.

 

Przepisy przejściowe:

W przypadku zamówień wyłączonych z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8, umów koncesji, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o umowie koncesji, oraz umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, o których mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym – zapisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym znajdą zastosowanie od dnia 1 sierpnia 2019 roku.

Ponadto ustawa nie znajdzie zastosowania do postępowań wszczętych przed niem wejścia w życie niniejszej ustawy oraz do umów zawartych w wyniku przeprowadzenia postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy o elektronicznym fakturowaniu.

 

OpenPEPPOL:

Ponadto w ustawie „przewidziano członkostwo ministra właściwego do spraw gospodarki w międzynarodowym stowarzyszeniu OpenPEPPOL. Stowarzyszenie OpenPEPPOL zapewnia możliwość elektronicznej wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych za pomocą sieci wzajemnie połączonych systemów teleinformatycznych zgodnych z platformą elektronicznego fakturowania. Tym samym członkostwo w OpenPEPPOL pozwala na spełnienie celu, jaki został postawiony w dyrektywie 2014/55/UE, czyli usprawnienie wymiany ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w Europejskim Obszarze Gospodarczym.“ Powyższa regulacja znalazła się w art. 8 ustawy. OpenPEPPOL to „stowarzyszenie międzynarodowe z siedzibą w Brukseli, którego podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego.“