Sposób składania dokumentów oraz stosowanie środków komunikacji elektronicznej w świetle projektu rozporządzenia dotyczącego sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej

Tym razem kilka słów o komunikacji w postępowaniach o udzielenie zamówienia na gruncie nowej ustawy Prawo zamówień publicznych, a mianowicie o projekcie rozporządzenia w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie. Rozporządzenie określa nie tylko sposób składania dokumentów w postępowaniu ale również kwestie związane z wymaganiami technicznymi jakim muszą odpowiadać dokumenty składane w postępowaniach, w tym również oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu czy też prace konkursowe. Przedmiotem regulacji rozporządzenia został objęty również sposób komunikacji stron w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – w odniesieniu do stosowanych środków komunikacji elektronicznej.

Rozporządzenie zawiera słowniczek pojęć, którymi posługuje się rozporządzenie.

Dokument elektroniczny:

Należy zwrócić uwagę na definicję dokumentu elektronicznego. Zgodnie z treścią § 2 pkt 1) rozporządzenia poprzez dokument elektroniczny należy rozumieć „dokument w rozumieniu art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 23.07.2014, str. 73)“. W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia czytamy natomiast:W słowniczku zdefiniowano pojęcie dokumentu elektronicznego poprzez odesłanie do definicji zawartej w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 23.07.2014, str. 73). Zgodnie z tym przepisem, dokumentem elektronicznym jest każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. W świetle tej definicji każda treść utrwalona w postaci elektronicznej stanowi dokument elektroniczny, niezależnie od tego w jaki sposób treść ta została wyrażona, czy to pod postacią np. znaków graficznych, jako tekst, dźwięku czy obrazu oraz na jakim przedmiocie (nośniku) została utrwalona. Dokumentem elektronicznym będzie zarówno zbiór danych ustrukturyzowany w określony sposób, jak i treść zapisana w mailu czy cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego, np. skan lub zdjęcie.

 

Dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania:

Zakres definicji nie obejmuje pełnomocnictwa, o którym mowa w §8 ust. 1 rozporządzenia. Wskazany przepis dotyczy sposobu przekazywania m.in. pełnomocnictwa – zgodnie z tym przepisem pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a jeśli postępowanie jest postępowaniem poniżej progów unijnych pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej opatrzone podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

 

Informatyczny nośnik danych:

Rozporządzenie odsyła do art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568 i 695). Pod pojęciem tym należy rozumieć materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej.

 

Obowiązek korzystania z ogólnie dostępnych formatów danych:

W treści §3 rozporządzenia uregulowana została kwestia sporządzania składanych w postępowaniu:

  • wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu,
  • wniosków o dopuszczenie do udziału w konkursie,
  • ofert,
  • prac konkursowych,
  • oświadczeń, o których mowa w art. 125 ustawy – czyli oświadczeń o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego,
  • podmiotowych środków dowodowych,
  • przedmiotowych środków dowodowych,
  • pełnomocnictw,
  • zobowiązań podmiotów trzecich do udostępnienia zasobów,
  • dokumentów, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp czyli dokumentów potwierdzających status wykonawcy jako zakładu pracy chronionej lub potwierdzających prowadzenie przez wykonawcę lub przez jego wyodrębnioną organizacyjnie jednostkę, która będzie realizowała zamówienie, działalności, której głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych ORAZ dokumentów potwierdzających procentowy wskaźnik zatrudnienia osób należących do jednej lub więcej kategorii, o których mowa w ust. 1, zatrudnionych przez zakłady pracy chronionej lub wykonawcę lub jego wyodrębnioną organizacyjnie jednostkę, która będzie realizowała zamówienie.

Wskazane powyżej dokumenty sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych. Rozporządzenie wymienia przykładowe formaty: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Przy czym zastrzega formaty, o których mowa w art. 66 ust. 1 oraz art. 93 ust. 2 ustawy Pzp, które zostały określone przez zamawiającego. Wskazane przepisy dotyczą podstaw pozwalających na stosowanie przez zamawiającego innych niż ogólnodostępne formatów danych.

Art. 66 ust. 1 ustawy Pzp:

„1.  Zamawiający może wymagać użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne, jeżeli:

1) od dnia opublikowania ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub od dnia wysłania dokumentu wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia, oferuje wykonawcom lub uczestnikom konkursu nieograniczony, pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, do alternatywnych narzędzi, urządzeń lub formatów plików, umożliwiających złożenie ofert lub prac konkursowych;

2) zapewnia, że wykonawcy lub uczestnicy konkursu nieposiadający dostępu do takich narzędzi, urządzeń lub formatów plików ani niemający możliwości jego uzyskania, o ile brak dostępu nie wynika z przyczyn dotyczących wykonawcy, będą mogli – w terminie umożliwiającym wzięcie udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia – mieć do nich dostęp dzięki zastosowaniu tymczasowych narzędzi uwierzytelniania bezpłatnie udostępnionych im pod wskazanym przez zamawiającego adresem strony internetowej;

3) udostępnia wykonawcom lub uczestnikom konkursu alternatywną ścieżkę elektronicznego składania ofert lub prac konkursowych.“

Art. 93 ust. 2 ustawy Pzp – dotyczy składania ofert w postaci katalogu elektronicznego:

Przez katalog elektroniczny, o którym mowa w ust. 1, należy rozumieć wykaz zamawianych produktów, robót budowlanych lub usług sporządzony przez wykonawcę zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz w formacie nadającym się do zautomatyzowanego przetwarzania danych. Katalog elektroniczny może w szczególności zawierać opisy i zdjęcia produktów, robót budowlanych lub usług oraz informacje o cenach.“

Wszystkie inne informacje, dokumenty i oświadczenia – tj. inne niż te wymienione w ust. 1 – sporządza się w postaci elektronicznej.

 

W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia czytamy: Zgodnie z art. 67 ustawy Pzp, zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami lub uczestnikami konkursu, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.“

 

Ponadto „Jak wynika z powyższego, to zamawiający określa formaty danych, jednakże:

  formaty danych muszą być ogólnodostępne, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 66 ust. 1 oraz art. 93 ust. 2 ustawy Pzp (formaty danych właściwe dla katalogów elektronicznych),

  co do zasady zawsze dostępne będą co najmniej następujące e formaty danych: .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt, a więc katalog formatów danych wymienionych w rozporządzeniu ma charakter otwarty,

  zamawiający określając formaty danych musi każdorazowo uwzględnić specyfikę przedmiotu zamówienia, co oznacza, że pomimo zasady pisemności wyrażonej w ustawie Pzp, zamawiający może dopuścić lub wymagać użycia również innych formatów danych, niż formaty mające zastosowanie do danych zawierających dokumenty tekstowe,

  zamawiający określając formaty danych bazuje na formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568 i 695), tj. formatach danych określonych w załączniku nr 2 i 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247), dalej „rozporządzenie w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności”.“

W konsekwencji w treści uzasadnienia wskazano, że „W związku z tym, że treść wpisana bezpośrednio w mailu (a nie jako załącznik do maila) nie jest zapisana w jednym z formatów danych określonych w rozporządzeniu w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, projektodawca proponuje wprowadzenie w § 3 ust. 2 normy, z której wynikałoby, że informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w § 3 ust. 1, przekazywane w postępowaniu lub w konkursie, sporządza się w postaci elektronicznej, a więc bez wymogu określonego formatu danych.“

 

W sytuacji, w której zamawiający częściowo lub całkowicie odstąpił od wymagania używania środków komunikacji elektronicznej lub w postępowaniach z dziedziny obronności i bezpieczeństwa państwa, w postępowaniu rozporządzenie wskazuje, że w zakresie sporządzania dokumentów i oświadczeń, ofert, wniosków w takim postępowaniu mogą być sporządzane w formie innej niż elektroniczna, w szczególności:

  • w postaci papierowej,
  • model fizyczny,
  • model w skali.

Sposób sporządzenia określa zamawiający.

 

Sposób przekazywania dokumentów i oświadczeń:

Stosownie do treści § 4 rozporządzenia dokumenty elektroniczne w postępowaniu lub konkursie przekazuje się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych przez zamawiającego zgodnie z art. 67 ustawy.

Z uzasadnienia do projektu rozporządzenia: „Zasadą jest przekazywanie ww. dokumentów jako dokumentów elektronicznych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które zgodnie z art. 67 ustawy Pzp wskazuje zamawiający (vide: projektowany § 4 ust. 1).“

Przekazywanie dokumentów w formie papierowej:

Wyjątek od ww. zasady polegający na przekazywaniu dokumentów za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub za pośrednictwem posłańca, na adres wskazany przez zamawiającego, na informatycznym nośniku danych lub w postaci innej niż elektroniczna, w szczególności w postaci papierowej. Dotyczy to sytuacji, w których zamawiający:

  • w całości lub w części odstąpił od wymagania używania środków komunikacji elektronicznej
  • nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej.

 

Tajemnica prawnie chroniona w dokumentach składanych w postępowaniu:

Zgodnie z postanowieniami projektowanego rozporządzenia jeśli dokumenty elektroniczne jakie składa w danym postępowaniu wykonawca zawierają tajemnice prawnie chronione, wykonawca przekazuje takie dokumenty w wydzielonym pliku, który dodatkowo winien odpowiednio oznaczyć w taki sposób, aby zamawiający wiedział, że plik zawiera tajemnicę prawnie chronioną. Jeśli z kolei zamawiający częściowo lub całkowicie odstąpił od wymagania używania środków komunikacji elektronicznej lub w postępowaniach z dziedziny obronności i bezpieczeństwa państwa – dokumenty zawierające tajemnicę prawnie chronioną przekazywane są wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku lub w postaci papierowej – gdzie wykonawca również wyodrębnia te dokumenty z ogółu składanych dokumentów i odpowiednio je oznacza aby utrzymać poufność zawartych tam informacji.

 

Dokumenty sporządzone w języku obcym:

Tak sporządzone dokumenty przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. Dotyczy to następujących dokumentów:

  • podmiotowe środki dowodowe,
  • przedmiotowe środki dowodowe,
  • inne dokumenty, w tym również dokumenty zawierające umocowanie do reprezentowania.

Jeśli w postępowaniu jest sytuacja tego rodzaju, że wykonawca wskazał w ofercie, że określone środki dowodowe są dostępne w postaci elektronicznej w ogólnodostępnych i bezpłatnych bazach danych, zamawiający mimo pobrania samodzielnego tych dokumentów może żądać od wykonawcy aby wykonawca przedstawił tłumaczenia tych dokumentów.

Powyższe reguluje treść §6 projektowanego rozporządzenia.

 

Forma wystawienia dokumentu:

Dokumenty wystawione przez upoważniony podmiot jako dokument elektroniczny – zgodnie z treścią §7 ust. 1 projektu rozporządzenia, przekazuje się w takiej formie. Jeśli natomiast dokument został wystawiony przez upoważnione osoby w formie papierowej – wówczas wykonawca przekazuje jego cyfrowe odwzorowanie w następujący sposób: wykonuje przykładowo skan opatrując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym(lub podpisem zaufanym lub osobistym w postępowaniach poniżej progów unijnych) co ma na celu potwierdzenie zgodności z oryginałem takiego odwzorowania .

§ 7 ust. 3 projektu rozporządzenia natomiast reguluje kwestię tego kto jest uprawniony do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z papierowym dokumentem. Mianowicie:

  1. zawsze może dokonać tej czynności notariusz,
  2. wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby, podwykonawca – w przypadku potwierdzania odwzorowania cyfrowego sporządzonego w wersji papierowej podmiotowego środka dowodowego,
  3. wykonawca – w przypadku potwierdzania odwzorowania cyfrowego sporządzonego w wersji papierowej przedmiotowego środka dowodowego lub innych dokumentów, w tym dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentacji oraz dokumentów z art. 94 ust. 2 ustawy Pzp – tj. dokumentów potwierdzających status wykonawcy jako zakładu pracy chronionej lub potwierdzających prowadzenie przez wykonawcę lub przez jego wyodrębnioną organizacyjnie jednostkę, która będzie realizowała zamówienie, działalności, której głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych ,dokumentów potwierdzających wskaźnik procentowy zatrudnienia osób z grup społecznie marginalizowanych, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy Pzp.

 

Jak czytamy w uzasadnieniu: „Projektowany § 8 określa sposób przekazywania:

  1. podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, dokumentów, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp, które nie zostały wystawione przez upoważnione podmioty,
  2. zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby oraz
  3. pełnomocnictwa do złożenia oferty lub pracy konkursowej, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, lub do poświadczenia kopii podmiotowego środka dowodowego, przedmiotowego środka dowodowego lub innego dokumentu.

w zależności od tego w jakiej postaci taki dokument został utworzony. Przepis §8 wskazuje też kto może potwierdzić za zgodność odwzorowanie cyfrowe takiego dokumentu z oryginałem w postaci papierowej.

Ust. 4 z kolei zawiera wskazanie w jaki sposób należy dokonać potwierdzenia za zgodność odwzorowania cyfrowego pełnomocnictwa wystawionego w papierze. Przepis ten stanowi, że odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa powinno potwierdzać prawidłowość umocowania na dzień złożenia odpowiednio oferty, pracy konkursowej, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wniosku o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania wykonawców lub oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy.

 

Skompresowany plik – kwestię przekazywania dokumentów w postaci skompresowanego pliku reguluje §9 rozporządzenia. Przepis ten wskazuje, że jeśli w takim przypadku plik zawierający skompresowane dokumenty zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym /w postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych podpisem osobistym lub zaufanym uznaje się, że wszystkie dokumenty zawarte w tym pliku zostały opatrzone podpisem.

 

§10 rozporządzenia dotyczy sytuacji, w których zamawiający w prowadzonym postępowaniu odstąpił od użycia środków komunikacji elektronicznej lub nie dopuścił ich (w całości lub w części). W tej sytuacji dokumenty będą składane w formie papierowej. Wówczas rozporządzenie wskazuje, że:

  1. oferty, prace konkursowe, wnioski, oświadczenie z art. 125 ustawy Pzp oraz model fizyczny, model w skali lub próbki przekazuje się w oryginale,
  2. zobowiązanie podmiotu trzeciego oraz pełnomocnictwo sporządzone w postaci papierowej przekazuje się w oryginale lub jako kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem,
  3. środki dowodowe, dokumenty o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp oraz inne dokumenty lub oświadczenia sporządzone w postaci papierowej przekazuje się w oryginale lub jako kopię potwierdzona za zgodność z oryginałem;
  4. ust. 2 §10 wskazuje kto może dokonać poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumentu sporządzonego w oryginale w postaci papierowej – zawsze notariusz natomiast w stosunku do określonych kategorii dokumentów również wskazane w rozporządzeniu podmioty,
  5. rozporządzenie wskazuje, że przez poświadczenie za zgodność z oryginałem dokumenty wystawionego w oryginale w postaci papierowej należy rozumieć opatrzenie sporządzonej w wersji papierowej kopii własnoręcznym podpisem,
  6. w sytuacji kiedy środki dowodowe, inne dokumenty, dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentacji zostały wystawione w postaci elektronicznej wówczas w takim postępowaniu składany jest uwierzytelniony wydruk wizualizacji treści tego dokumentu, na którym to wydruku widnieć musi własnoręczny podpis potwierdzający zgodność wydruku z treścią dokumentu elektronicznego,
  7. przepis § 10 ust. 7 zawiera natomiast podstawę do wezwania przez zamawiającego do przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii – wezwanie jest możliwe tylko w dwóch przypadkach: kiedy kopia jest nieczytelna lub gdy budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

 

 

Przepis §11 zawiera wymagania jakie musi spełnić dokument elektroniczny składany w postępowaniu. Z kolei przepis §12 zawiera wymagania co do środków komunikacji elektronicznej, jakie są stosowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia.