Miesięczne archiwum: lipiec 2022

Przygotowanie dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne

Wykładnia treści SWZ i sposób formułowania warunków udziału w postępowaniu

Dodaj komentarz

W

W zakresie jak wskazany w temacie stanowisko Izby co do sposobu przygotowywania zapisów dokumentów SWZ czy uprzednio SIWZ jest dość jednolite. Mianowicie Izba podkreśla konieczność jasnego formułowania zapisów specyfikacji, w tym zapisów odnoszących się do warunków udziału w postępowaniu z uwagi na fakt, iż treść ta może podlegać wyłącznie wykładni literalnej i jest niezmienna – począwszy od momentu upływu terminu składania ofert w postepowaniu. Po tej dacie zamawiający nie może dokonywać interpretacji zapisów, które odbiegają od ich literalnego brzmienia. W sytuacji, w których jednak zapisy SWZ budzą wątpliwości ugruntowało się stanowisko, zgodnie z którym należy dokonywać interpretacji na korzyść wykonawców w takich wypadkach.  Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 4 lipca 2019 r. sygn. Akt IV CSK 363/18 wskazał, że „to na Zamawiającym spoczywa obowiązek pełnego i jednoznacznego opisu przedmiotu zamówienia jeszcze przed wszczęciem postępowania o jego udzielenie. Powinien on więc przygotować niezbędną dokumentację (…). Jeżeli powstaną wątpliwości, co do jednoznaczności postanowień SIWZ (a szerzej: dokumentacji zamawiającego, w oparciu o którą wykonawcy składają oferty), muszą być one rozstrzygane na korzyść wykonawcy. Przeciwny wniosek byłby sprzeczny z treścią art. 29 ust. 1 Pzp. W konsekwencji, jeżeli dokumentacja sporządzona przez zamawiającego zawiera nieścisłości, nie jest jednoznaczna, nie można negatywnymi skutkami obciążać oferentów (a więc potencjalnych wykonawców), ale zamawiającego – jako autora tej dokumentacji„. Poniżej przedstawiam orzeczenia wydane przez KIO odnoszące się do kwestii dokonywania interpretacji zapisów SWZ w kontekście późniejszej oceny spełniania warunków przez wykonawców, bazującej na tych interpretowanych zapisach. Nadmienić należy, że bardzo często zdarzają się sytuacje, w których zamawiający nie precyzują jednoznacznie swoich wymagań jakie mają spełniać wykonawcy czy też jakie spełniać ma oferowany przez tych wykonawców opis przedmiotu zamówienia. Często dopiero na etapie badania i oceny ofert, na podstawie zestawienia treści SWZ z treścią dokumentów jakie przedkłada wykonawca okazuje się, że zamawiający opisał wymagania w taki sposób, że nie pozostają one w zgodzie z intencją, jaka mu przyświecała. W konsekwencji okazuje się, że zamawiający musi przyjąć ofertę, gdzie składający ją wykonawca spełnia warunek niż chciałby w rzeczywistości zamawiający, tj. posiada inna zdolność bądź zdolność na innym poziomie niż oczekuje zamawiający. Niemniej jednak – skoro nie została ona wyartykułowana wprost w treści SWZ- nie ma możliwości odrzucenia tej oferty bądź wezwania do uzupełnienia dokumentów w zakresie w jakim odnoszą się one do warunku udziału. Zamawiający nie może bowiem kierować do wykonawców żądań, które nie znajdują oparcia w treści sporządzonej SWZ. Powyższe wiąże się jeszcze z problemem dokonywania interpretacji dokonującej interpretacji rozszerzającą czy też zmieniającej treść warunku udziału w celu przyjęcia oferty, która powinna podlegać odrzuceniu. Bowiem dopiero na tym etapie zamawiający może zorientować się, że zredagował treść SWZ w sposób taki, który nie pozwala przystąpić do postepowania wykonawcom, którzy jednak dają zamawiającemu rękojmię należytego wykonania zamówienia. 

Wyrok KIO z dnia 29 kwietnia 2022 r. sygn. akt: KIO 1027/22

W postępowaniu na utrzymanie zieleni, prowadzonym w trybie podstawowym zostało złożone odwołanie na wybór oferty najkorzystniejszej w tym postępowaniu. Odwołujący zakwestionował prawidłowość wyboru oferty, zarzucając czynności zamawiającego naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy Pzp, poprzez wybór oferty pomimo, że wykonawca nie spełnia warunku udziału w postępowaniu, a więc złożona przez niego oferta powinna zostać odrzucona. Zarzut 

Zarzut naruszenia art. 109 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp, poprzez zaniechanie wykluczenia wykonawcy z postępowania, który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia został przez wykonawcę wycofany. 

W treści SWZ zamawiający ustanowił następujący warunek udziału w postępowaniu w zakresie w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej: wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał należycie: co najmniej jedną usługę polegającą na utrzymaniu zieleni w zakresie określonym jako przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 200 000 zł. brutto. Wykonawca musi udokumentować doświadczenie w zakresie wykonania prac. Na potwierdzenie zamawiający wymagał złożenia podmiotowego środka dowodowego – tj. wykazu usług. Zamawiający wezwał wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia wykazu. W odpowiedzi na wezwanie wykonawca złożył wykaz, który nie potwierdził spełniania warunku udziału, co skutkowało wezwaniem go do złożenia wyjaśnień co do zakresu prac wykonanych w ramach wskazanych usług . W wezwaniu zamawiający wskazał, że: „ Z załączonych referencji wynika, że wykonawca wykonał tylko usługę sprzątania terenu, koszenia trawy wraz z jej wywozem a w jednym zadaniu pielęgnacji nasadzeń, gdy warunek postawiony przez zamawiającego był szerszy i obejmował (…)”. 

Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie od wyjaśnień złożył referencje, w których szczegółowo wskazano zakres wykonanych usług przez tego wykonawcę. W konsekwencji zamawiający skierował do wykonawcy wezwanie do uzupełnienia wykazu usług- w odpowiedzi na które wykonawca przesłał nowy wykaz, zawierający dwie nowe usługi. 

Odwołujący podnosił, że przedłożone przez wykonawcę dokumenty nie potwierdzają wykonania całego, wymaganego przez zamawiającego zakresu usług, objętych tym warunkiem. Odwołujący wskazywał, że: „zamawiający opisując warunek tj. wykonanie usługi polegającej na utrzymaniu zieleni w zakresie określonym, jako przedmiot zamówienia o wartości nie mniejszej niż 200 000 zł. brutto, powinien dopilnować, aby wszystkie czynności znajdujące się w opisie przedmiotu zamówienia znajdowały się w usłudze, którą wykonawca musiał wykazać w celu spełnienia warunku udziału w postępowaniu. (…)  wykonawca nie wykazał wszystkich czynności z zakresu utrzymania zieleni, określonych jako przedmiot zamówienia.”

Dokonując oceny stanu faktycznego w kontekście podniesionych w odwołaniu zarzutów Izba wskazała, że brak jest podstaw do stwierdzenia naruszenia przez zamawiającego przepisów art. art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy Pzp. 

Izba wskazała, że:

„ (…)określenie przez zamawiającego warunków udziału w danym postępowaniu przetargowym ma na celu cenę zdolności wykonawcy do realizacji zamówienia, tak aby zminimalizować ryzyko nienależytego jego wykonania. Stąd, określając warunki udziału w postępowaniu zamawiający zawsze zobowiązany jest przestrzegać zasad wynikających z regulacji art. 112 ust. 1 ustawy Pzp tj. warunki udziału w postępowaniu muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i być sformułowane w taki sposób, aby zamawiający mógł dokonać właściwej oceny zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. Tylko w taki sposób sformułowane warunki udziału w postępowaniu umożliwiają otwarcie rynku dla tych wykonawców, którzy swoimi doświadczeniem gwarantują pewność, co do rzetelnego i prawidłowego wykonania zamówienia. Podkreślić przy tym należy, że ustawodawca nie nałożył na zamawiających obowiązku formułowania warunków w taki sposób, który w pełni odzwierciedla przedmiot zamówienia, lecz pozostawił zamawiającym swobodę w tym zakresie, stwierdzając jedynie, że warunki udziału w postępowaniu muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia, a zatem opisane w taki sposób, aby niezasadnie nie ograniczały dostępu wykonawcom do rynku zamówień publicznych.”

Izba podkreśliła, że zapisy odnoszące się do warunków udziału zawarte w SWZ podlegają ŚCISŁEJ WYKŁADNI LITERALNEJ. W związku z powyższym Izba wskazała, że „Powyższe stanowi gwarancję obiektywizmu zamawiającego w procesie weryfikacji zdolności wykonawcy do realizacji zamówienia, jak również stanowi narzędzie realizujące zasadę równego traktowania wykonawców. Tym samym wszelkie nieujawnione w dokumentach zamówienia oczekiwania, intencje czy interpretacje zamawiającego nie mogą decydować o treści warunku. Na etapie badania i oceny ofert zamawiający nie może interpretować wymagań SWZ w sposób bardziej rygorystyczny, niż to wynika z literalnego jej brzmienia, albowiem prowadziłoby to do nieuprawnionej zmiany albo co najmniej istotnej modyfikacji warunku, co powodowałoby w konsekwencji naruszenie naczelnych zasad obowiązujących w systemie zamówień publicznych, a zatem równego traktowania i uczciwej konkurencji.” Zatem Izba wskazała, że: „Tym samym zamawiający, formułując treść SWZ, w tym opisując warunki udziału w postępowaniu winien to czynić w taki sposób, aby brzmienie SWZ nie rodziło żadnych wątpliwości interpretacyjnych na dalszym etapie postępowania, w tym przede wszystkim podczas oceny spełniania danego warunku przez wykonawcę. Co istotne w niniejszej sprawie, zamawiający nie może także na etapie oceny ofert dokonywać dowolnej interpretacji treści warunków, dopowiadać treści nie ujętych w dokumentach zamówienia, jak też oczekiwać od wykonawcy, że dostosuje się do owych zwiększonych, nie wynikających z treści SWZ, wymagań.”

Odnosząc się natomiast do konkretnej sytuacji faktycznej Izba wskazała, że treśc warunku była sformułowana w takim stopniu ogólności, że nie sposób uznać zarzutów odwołania za uzasadnione. „(…) zamieszczony w treści SWZ warunek, odnoszący się do posiadanego przez wykonawcę doświadczenia, jest w swojej treści bardzo ogólny, w szczególności oprócz stwierdzenia, że wykonawca musi wylegitymować się doświadczeniem „w zakresie określonym jako przedmiot zamówienia” nie precyzuje on jakiego rodzaju czynności mają być wykazane w ramach referencyjnego zamówienia. W świetle wyżej poczynionych wywodów, jeśli brak jest takiego jednoznacznego wskazania, że w zakres wykonanych usług muszą wchodzić określone elementy, to na etapie oceny ofert, zamawiający nie ma możliwości rozszerzenia swoich wymagań, czy też dokonywania interpretacji treści warunku w sposób, który nie został wyartykułowany wprost w treści SWZ.”

Podobnie wypowiedziała się Izba w wyroku z dnia 4 maja 2021 r., sygn.. akt KIO 1017/21. 

W tej sprawie odwołujący zakwestionował prawidłowość wyboru wykonawcy podczas gdy w jego ocenie wykonawca ten nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu. Jednym z zarzutów było naruszenie przez zamawiającego art. 24 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp w zw. z art. 22 ust. 1 pkt 2 i ust. 1b pkt 3 z art. 7 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z § 2 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1282) poprzez zaniechanie wykluczenia wykonawców (…) z postępowania w sytuacji, gdy wykonawcy nie wykazali, że spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie dotyczącym zdolności technicznej lub zawodowej, tj. w zakresie doświadczenia wykonawcy. Odwołujący wskazywał, że konsorcjum wykonawców w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności zawodowej powołali się na wykonanie inwestycji, która w istocie była realizowana łącznie przez czterech wykonawców. Przy czym ten zakres prac, w zakresie którego doświadczenia wymagał zamawiający był realizowany tylko przez jednego wykonawcę, zgodnie z przyjętym przez konsorcjum podziałem prac. W związku z tym, zdaniem odwołującego, wyłącznie ten jeden wykonawca może legitymować się doświadczeniem, które swoim zakresem odpowiadałoby postawionemu przez zamawiającego warunkowi, a nie całe konsorcjum. 

Krajowa Izba Odwoławcza, powołując się na treść warunku ustalonego w tym postępowaniu wskazała, że treść warunku nie dotyczyła konkretnych prac, ale wykonania ich jako całości. W konsekwencji Izba wskazała, że: „Należy przypomnieć, że treść postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawierających opis warunków udziału w postępowaniu podlega wykładni językowej. Konieczność stosowania tego rodzaju wykładni wynika z naczelnych zasad prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. zasady zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 7 ust. 1 ustawy Pzp). Warunki udziału w postępowaniu powinny być jednoznaczne. Po upływie terminu składania ofert nie jest dopuszczalne uszczegóławianie opisów warunków udziału w postępowaniu, tj. uzupełnianie ich o treści które nie zostały w nich uprzednio zawarte. Zamawiający obowiązany jest przeprowadzić procedurę badania spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowania w odniesieniu do treści tych warunków ustalonej przed upływem terminu składania ofert.”

Wyrok KIO z dnia 29 listopada 2021 r., sygn. akt KIO 3387/21. 

W postepowaniu zamawiający weryfikował zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia ze swoimi wymaganiami zawartymi w SWZ na podstawie oświadczenia składanego przez wykonawcę. Wykonawca oprócz oświadczenia przedłożył również kartę katalogową – dodatkowo, która nie potwierdzała w swej treści wszystkich parametrów. Jak wskazała Izba: „ Odnosząc się do kwestii oceny zgodności oferty przystępującego z swz, Izba przede wszystkim ustaliła, że poza złożeniem w ofercie ogólnych i standardowych oświadczeń o zapoznaniu się z treścią swz, związaniu jej postanowieniami i oferowaniu przedmiotu zamówienia zgodnie z swz, przystępujący złożył wraz z ofertą kartę katalogową dla urządzenia (…) , w której wskazany został jedynie parametr powtarzalności, natomiast nie wskazano danych dotyczących parametru dokładności i odtwarzalności. Nie jest to przy tym błąd po stronie przystępującego, gdyż zamawiający nie żądał złożenia żadnych przedmiotowych środków dowodowych, więc przystępujący nie był zobowiązany do złożenia wraz z ofertą nawet ww. karty katalogowej. Należy się także zgodzić z zamawiającym, że treść kart katalogowych nie musi zawierać informacji ściśle odpowiadających wymogom swz, gdyż producenci nie sporządzają kart katalogowych pod kątem konkretnych wymagań konkretnych zamawiających.” Jednak w postępowaniu odwoławczym zgłaszane były wątpliwości przez odwołującego, co do tego, czy oferowane przez tego wykonawcę urządzenie spełnia wszystkie wymagania określone w swz. Odwołujący przedłożył dokumenty, które poddawały pod wątpliwość zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z swz. Izba wskazała w związku z powyższym, że: „na obecnym etapie postępowania zamawiający nie ma podstaw do odrzucenia oferty przystępującego jako niezgodnej z warunkami zamówienia, ale nie ma też podstaw do przyjęcia, że oferta ta jest zgodna z swz. Dlatego też Izba uwzględniając odwołanie, nakazała zamawiającemu m.in. wezwanie przystępującego, na podstawie art. 233 ust. 1 ustawy Pzp, do złożenia wyjaśnień w przedmiocie spełnienia przez oferowane przez niego urządzenie parametrów dokładności i odtwarzalności. Po dokonaniu oceny treści wyjaśnień złożonych przez przystępującego, zamawiający zobowiązany będzie powtórzyć czynność badania i oceny ofert.

Jedynie na marginesie należy stwierdzić, że brak żądania przez zamawiającego składania przedmiotowych środków dowodowych nie oznacza, że zamawiający może ignorować kierowane do niego sygnały i dowody świadczące o niezgodności danej oferty z swz. Obowiązkiem zamawiającego jest bowiem dokonanie czynności badania i oceny ofert m.in. pod kątem spełnienia wymagań swz, zachowanie zasad, o których mowa w art. 16 ustawy Pzp i udzielenie zamówienia wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Pzp. Brak żądania przedmiotowych środków dowodowych może zatem utrudnić zamawiającemu dokonanie ww. czynności, natomiast nie zwalnia go z ich dokonania.”

zasady realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie 2014-2020

Zasady prowadzenia kontroli zamówień publicznych w ustawie z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027

Dodaj komentarz


Poniższy wpis będzie wpisem o dość dużym stopniu ogólności. Chciałabym w nim przedstawić w tzw. pigułce zasady prowadzenia kontroli projektów – głownie w zakresie prawidłowości przeprowadzania przez wnioskodawców oraz beneficjentów procedur w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. Temat jest obszerny – i mimo tego, że rozdział 7 liczy tylko 4 artykuły, to obszar którego on dotyczy jest tak szeroki i jednocześnie ciekawy (przynajmniej dla autora piszącego te słowa), że wymaga on wielu opracowań aby w sposób szczegółowy opisać zasady prowadzenia kontroli projektów. Niemniej jednak – na tym etapie – ograniczę się tylko do ogólnych uwag w tym zakresie.  Zgodnie z treścią art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021 – 2027 (Dz. U. 2022, poz. 1079) Beneficjent jest obowiązany poddać się kontrolom, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 1 tejże ustawy, wykonywanym przez instytucje kontrolujące lub na zlecenie tych instytucji.

Kontrole, o których mowa we wskazanym przepisie, którym zobowiązany jest poddać się beneficjent to kontrole realizacji programu służące zapewnieniu, że system zarządzania i kontroli programu działa prawidłowo, a wydatki w ramach programu są ponoszone zgodnie z przepisami prawa, zasadami krajowymi i unijnymi oraz umową o dofinansowanie projektu lub decyzją o dofinansowaniu projektu. Zakres kontroli ustawa dzieli na obligatoryjny oraz ewentualny/możliwy. Stosownie do treści art. 24 ust. 2 ustawy o zasadach realizacji zadań obligatoryjny zakres kontroli obejmuje w odniesieniu do beneficjenta ubiegającego się o dofinansowanie i realizującego projekt: 

I. Kontrole projektów, w tym wydatków, służące sprawdzeniu ich zgodności z przepisami prawa, programem, zasadami krajowymi i unijnymi oraz umową o dofinansowanie projektu lub decyzją o dofinansowaniu projektu, przy czym kontrole te obejmują w szczególności:

a)  weryfikację składanego przez beneficjenta wniosku o płatność,

b) kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie podmiotu kontrolowanego,

c) kontrole przestrzegania zasad udzielania pomocy publicznej oraz stosowania właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych,

II. kontrole na zakończenie realizacji projektu, służące sprawdzeniu kompletności dokumentów potwierdzających właściwą ścieżkę audytu, o której mowa w art. 69 ust. 6 rozporządzenia ogólnego, w odniesieniu do zrealizowanego projektu, (art. 69 ust. 6 Rozporządzenia ogólnego stanowi: Państwa członkowskie dysponują systemami i procedurami służącymi zapewnieniu, aby wszystkie dokumenty wymagane na potrzeby ścieżki audytu określone w załączniku XIII były przechowywane zgodnie z wymogami określonymi w art. 82)

III. kontrole trwałości, o której mowa w art. 65 rozporządzenia ogólnego (art. 65 rozporządzenia ogólnego: Państwo członkowskie dokonuje zwrotu wkładu z Funduszy przeznaczonego na operację obejmującą inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne, jeżeli w okresie pięciu lat od płatności końcowej na rzecz beneficjenta lub w okresie ustalonym zgodnie z zasadami pomocy państwa, w stosownych przypadkach, zajdzie w odniesieniu do tej operacji dowolna z poniższych okoliczności:

a) zaprzestanie lub przeniesienie działalności produkcyjnej poza region na poziomie NUTS 2, w którym dana operacja otrzymała wsparcie;

b) zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależną korzyść;

c) istotna zmiana wpływająca na charakter operacji, jej cele lub warunki wdrażania, mogąca doprowadzić do naruszenia pierwotnych celów operacji.

Państwo członkowskie może skrócić okres ustalony w akapicie pierwszym do trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MŚP.

Refundacja przez państwo członkowskie wynikająca z braku zgodności z niniejszym artykułem dokonywana jest proporcjonalnie do okresu trwania braku zgodności.

2. Operacje wspierane przez EFS+ lub FST zgodnie z art. 8 ust. 2 lit. k), l) oraz m) rozporządzenia FST zwracają wsparcie, gdy są objęte obowiązkiem utrzymania inwestycji zgodnie z zasadami pomocy państwa.

3. Ust. 1 i 2 nie mają zastosowania do wkładów z programu na rzecz instrumentów finansowych lub dokonywanych przez takie instrumenty ani do żadnej operacji, której dotyczy zaprzestanie działalności produkcyjnej w związku z upadłością niewynikającą z oszustwa).

Co istotne i warte podkreślenia, stosownie do treści art. 24 ust. 3 tejże ustawy kontrole te mogą obejmować kontrole zdolności wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w sposób niekonkurencyjny lub beneficjentów realizujących projekty wybrane do dofinansowania w ten sposób, do prawidłowej i efektywnej realizacji projektu, polegające w szczególności na weryfikacji procedur obowiązujących w zakresie realizacji projektu. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy: „W art. 24 ust. 3 przewidziano możliwość przeprowadzenia kontroli zdolności wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w sposób niekonkurencyjny oraz beneficjentów realizujących projekty w taki sposób, do prawidłowej i efektywnej realizacji projektu. Podobnie jak w perspektywie 2014-2020 kontrole te są nieobligatoryjne i mają służyć zapewnieniu, że wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie projektów o kluczowym znaczeniu dla kraju lub regionu (co do zasady takie projekty wybierane będą w sposób niekonkurencyjny) lub beneficjenci realizujący takie projekty dysponują odpowiednim potencjałem. Kontrole te będą tym samym miały na celu minimalizację ryzyka niezrealizowania projektów ważnych z punktu widzenia polskiej gospodarki.

Zgodnie z treścią art. 24 ust. 8 ustawy o zasadach realizacji zadań za prowadzenia kontroli, omawianych powyżej odpowiada instytucja zarządzająca. 

Istotny z punktu widzenia kontroli zamówień publicznych jest art. 24 ust. 10 i 11 ustawy. Pierwszy przepis stanowi, że do kontroli, o których mowa w art. 24 ust. 2 pkt 2 lit. c (tj. kontroli przestrzegania zasad udzielania pomocy publicznej oraz stosowania właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych) prowadzonych w trakcie procedury oceny projektu nie stosuje się przepisów art. 27, z zastrzeżeniem art. 26 ust. 9. A zatem – przy tej kontroli nie stosuje się przepisów regulujących sporządzanie informacji pokontrolnych wraz z procedurą zgłaszania zastrzeżeń do jej treści, natomiast stosuje się procedurę zgłaszania zastrzeżeń określoną w art. 26 ust. 9 – zatem jeśli wnioskodawca nie zgodzi się ze stwierdzeniem wystąpienia nieprawidłowości oraz pomniejszeniem wydatków kwalifikowalnych może zgłosić umotywowane zastrzeżenia.

Natomiast zgodnie z treścią art. 24 ust. 11 ustawy do kontroli przestrzegania zasad udzielania pomocy publicznej oraz stosowania właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy art. 25 ust. 8 i 9 tejże ustawy. A zatem zastosowanie znajdują przepisy zobowiązujące beneficjenta do ogólnie mówiąc zakresu współpracy podczas kontroli oraz regulujące zakres obowiązków jakie ciążą na nim w związku z prowadzoną kontrolą obejmującą zakres jak wyżej. Omówienie tych przepisów ustawy nastąpi w dalszej części opracowania – w tym miejscu należy wspomnieć jedynie ogólnie o obowiązku udostępnienia wszelkich dokumentów związanych bezpośrednio, a także niezwiązanych bezpośrednio z projektem, dostępu do pomieszczeń i miejsca realizacji projektu, udzielania wyjaśnień oraz umożliwienia kopiowania dokumentów przez osoby przeprowadzające kontrolę. 

Na koniec rozważań dotyczących przepisu art. 24 ustawy o zasadach realizacji zadań wskazać należy, że ustawodawca uregulował zasady współpracy pomiędzy instytucjami przeprowadzającymi kontrole. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy: „W celu wzmocnienia współpracy pomiędzy instytucjami kontrolującymi, tj. instytucjami zarządzającymi, instytucjami pośredniczącymi, instytucjami wdrażającymi, instytucją pośrednicząca Interreg, koordynatorem programów Interreg, krajowym kontrolerem, wspólnym sekretariatem a także ministrem właściwym do spraw rozwoju regionalnego, w art. 24 ust. 12 wprowadzono przepis, zgodnie z którym instytucje te wymieniają się na wniosek, nie tylko informacjami o przeprowadzonych kontrolach i ich wynikach, lecz również informacjami pokontrolnymi oraz dokumentacją kontroli.”

Przepis art. 25 ustawy o zasadach realizacji zadań reguluje kwestie sposobu przeprowadzania kontroli i audytów u beneficjentów i wnioskodawców, określa miejsce prowadzenia kontroli, a także obowiązki beneficjenta i innych podmiotów w związku z kontrolami jakie wobec nich są prowadzone. Jak wskazuje ust. 1 tego przepisu beneficjent jest zobowiązany poddać się kontrolom wykonywanym przez instytucje kontrolujące lub kontrolom wykonywanym przez inne podmioty na zlecenie tych instytucji w zakresie określonym treścią art. 24 ust. 1 pkt 1. Natomiast wnioskodawca jest zobowiązany do poddania się kontroli w zakresie, o którym mowa w art. 24 ust. 2 pkt 2 lit. c i ust. 3 ustawy.

W tym miejscu należy wskazać na treść art. 25 ust. 4 ustaw, który stanowi, że:

„Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez osoby niebędące pracownikami instytucji kontrolującej w przypadku:

1) zlecenia usług, o którym mowa w art. 9 ust. 5, związanych z realizacją zadań, o których mowa w art. 8 ust. 2 pkt 8;

2)  wyznaczenia eksperta, o którym mowa w art. 80.”

Zgodnie z treścią uzasadnienia do projektu ustawy: „W ustawie przewidziano także możliwość prowadzenia czynności kontrolnych przez osoby niebędące pracownikami instytucji kontrolującej – stosowny przepis został wprowadzony art. 25 ust. 4.” Osoby niebędące pracownikami instytucji kontrolującej mogą zatem prowadzić czynności kontrolne w przypadku zlecenia przez instytucję zarządzającą, pośredniczącą lub wdrażającą usług związanych z realizacją swoich zadań innym podmiotom poza prowadzeniem kontroli systemowych. W uzasadnieniu czytamy: „W art. 9 ust. 5 wskazano również, że instytucja zarządzająca lub, za jej zgodą, instytucja pośrednicząca lub instytucja wdrażająca może nabywać usługi związane z realizacją swoich zadań od innych podmiotów, przy czym pod pojęciem „swoje zadania” należy rozumieć zadania powierzone odpowiednio przez instytucję zarządzająca lub instytucję pośredniczącą na podstawie porozumienia albo umowy. Jednocześnie fakt zlecenia usługi nie wyłączą odpowiedzialności instytucji zlecającej za jej prawidłową realizację (ust. 6). Instytucja zarządzająca nie może zlecać usług polegających na prowadzeniu kontroli systemowych. Instytucja zarządzająca nie może dodatkowo powierzyć zadań związanych z tworzeniem i przesyłaniem do KE wniosków o płatność okresową oraz rocznych zestawień wydatków, czyli pełnieniem tzw. funkcji księgowej, ani zlecać usług polegających na realizacji tych zadań (ust. 7).” Niemniej jednak zlecenie nie zwalnia właściwej instytucji z odpowiedzialności za prawidłowe wykonanie tych zleconych podmiotowi zewnętrznemu usług. 

Zgodnie z treścią art. 25 ust. 5 ustawy kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie podmiotu kontrolowanego przeprowadza się na podstawie pisemnego, imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. 

Ustawa wskazuje na okres, w którym prowadzona może być kontrola. Zgodnie z treścią ust. 6 kontrole, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 1, mogą być prowadzone od dnia złożenia wniosku o dofinansowanie projektu do dnia wskazanego w umowie o dofinansowanie albo decyzji o dofinansowaniu projektu. Zatem jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy: „Dotychczasowe doświadczenia wskazują, że zdefiniowanie terminu, w którym może być przeprowadzona kontrola wiązało się z koniecznością analizy projektu w kontekście wielu aktów prawa, co prowadziło do trudności w ostatecznym ustaleniu tego terminu. Ze względu na to zdecydowano się wprowadzić ułatwienie dla beneficjenta zobowiązując instytucje do określenia, do którego dnia kontrola może być prowadzona, w umowie o dofinansowanie projektu (art. 25 ust. 6).”

Ze względu na miejsce prowadzenia kontroli, to zgodnie z treścią art. 25 ust. 7 ustawy o zasadach realizacji zadań kontrole mogą być prowadzone: 

1) w siedzibie instytucji kontrolującej lub w innym miejscu świadczenia przez osoby kontrolujące pracy lub usług na rzecz instytucji kontrolującej – tu nie jest potrzebne upoważnienie, o którym mowa w art. 25 ust. 5 tejże ustawy.

2) w siedzibie podmiotu kontrolowanego;

3) w każdym miejscu związanym z realizacją projektu.

Ustawodawca w związku z powyższym uregulował obowiązki, jakie ciążą na beneficjencie, który zostaje poddany takiej kontroli. Zgodnie z treścią art. 25 ust. 8 ustawy beneficjent jest obowiązany:

1) udostępnić instytucji kontrolującej dokumenty związane bezpośrednio z realizacją projektu, w szczególności dokumenty umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności wydatków – z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej (tu pojawia się m.in. kwestia zabezpieczenia uprzedniego przez beneficjenta możliwości przekazywania/przetwarzania danych osobowych w celu umożliwienia przeprowadzenia kontroli projektu),

2) zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji projektu lub pomieszczeń kontrolowanego projektu, zapewnić dostęp do związanych z projektem systemów teleinformatycznych, w tym baz danych, kodów źródłowych i innych dokumentów elektronicznych wytworzonych w ramach projektu;

3) umożliwić sporządzenie, a na żądanie osoby kontrolującej sporządzić kopie, odpisy lub wyciągi z dokumentów oraz zestawienia lub obliczenia sporządzane na podstawie dokumentów związanych z realizacją projektu;

4) udzielić wyjaśnień dotyczących realizacji projektu.

Ponadto jeżeli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w ramach realizacji projektu, beneficjent jest obowiązany udostępnić instytucji kontrolującej również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z jego realizacją – art. 25 ust. 9 ustawy. Przepis ust. 10 daje z kolei podmiotowi kontrolującemu uprawnienia do zwracania się o wyjaśnienia do innych podmiotów zaangażowanych w realizację kontrolowanego projektu, w tym również do uczestników projektu, grantobiorców, ostatecznych odbiorców, wykonawców lub podwykonawców. Te podmioty lub te osoby są obowiązane udzielić wyjaśnień lub udostępnić instytucji kontrolującej dokumenty dotyczące realizacji projektu. Jak wskazuje przepis ustawy sytuacją uzasadniającą skorzystanie z tego instrumentu będzie podejrzenie wystąpienia nadużycia finansowego lub złożenie przez beneficjenta niewystarczających wyjaśnień, co nie pozwalać będzie podmiotowi kontrolującemu na potwierdzenie prawidłowości i kwalifikowalności poniesionych wydatków w ramach kontrolowanego projektu. 

Ponadto w treści ustawy uregulowano kwestię dokonywania oględzin przez podmiot kontrolujący. Zgodnie z treścią art. 25 ust. 11 ustawy o zasadach realizacji zadań: 

W ramach kontroli w miejscu realizacji projektu mogą być przeprowadzane oględziny. Oględziny przeprowadza się w obecności beneficjenta lub osoby reprezentującej beneficjenta. Obecność beneficjenta lub osoby reprezentującej beneficjenta nie jest konieczna, w przypadku gdy:

1) instytucja kontrolująca posiada informacje wskazujące na możliwość popełnienia przez podmiot kontrolowany nadużycia finansowego w rozumieniu art. 136 ust. 1 lit. d (i) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniającego rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylającego rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz. Urz. UE L 193 z 30.07.2018, str. 1);

2)  beneficjent lub osoba reprezentująca beneficjenta nie stawili się na czynności oględzin pomimo powiadomienia ich o terminie i miejscu prowadzenia tych czynności;

3)  beneficjent wyraził zgodę na przeprowadzenie oględzin bez jego udziału lub bez udziału osoby go reprezentującej, co należy odnotować w protokole z oględzin.

W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano, że: „W art. 25 ust. 11 przewidziano możliwość przeprowadzenia oględzin w miejscu realizacji projektu. Zarówno wynik oględzin, jak i przyjmowanie podczas kontroli ustnych wyjaśnień i oświadczeń dokumentowane będzie protokołem podpisywanym przez osobę kontrolującą i pozostałe osoby uczestniczące w tej czynności (ust. 12). W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osoby uczestniczące w tej czynności, osoba kontrolująca umieści w protokole adnotację o przyczynach odmowy podpisania protokołu. Natomiast inne czynności kontrolne mające istotne znaczenie dla ustaleń kontroli będą dokumentowane notatką kontrolera (ust. 13). W stosunku do perspektywy 2014-2020 dokonano rozszerzenia możliwości przeprowadzania oględzin pod nieobecność beneficjenta lub osoby go reprezentującej, w sytuacji gdy instytucja dysponuje informacjami wskazującymi na możliwość wystąpienia nadużycia finansowego lub gdy beneficjent nie stawił się na czynność oględzin pomimo powiadomienia lub gdy zgodził się na przeprowadzenie oględzin bez swego udziału. W ostatnim przypadku instytucja kontrolująca została zobowiązana do odnotowania w protokole przyczyny przeprowadzenia oględzin bez udziału beneficjenta lub jego reprezentanta.

Konieczność rozszerzenia funkcjonującej regulacji dotyczącej oględzin wynika z dotychczasowej praktyki w kontrolach, kiedy to instytucja kontrolująca dysponowała informacjami wskazującymi na możliwość popełnienia przez podmiot kontrolowany czynu zabronionego, który należało udokumentować pomimo nieobecności beneficjenta (podwójne deklarowanie do rozliczenia zakupionego sprzętu, niestawianie się na oględziny).”

Z czynności kontrolnej polegającej na oględzinach oraz przyjęciu ustnych wyjaśnień lub oświadczeń sporządza się protokół. Protokół podpisują osoba kontrolująca i pozostałe osoby uczestniczące w tej czynności. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osoby uczestniczące w tej czynności osoba kontrolująca umieszcza w protokole adnotację o przyczynach odmowy podpisania protokołu – art. 25 ust. 12 ustawy. Ponadto, stosownie do treści ust. 13 Z czynności kontrolnej niewymienionej w ust. 12, która ma istotne znaczenie dla ustaleń kontroli, sporządza się notatkę podpisaną przez osobę kontrolującą.

Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy „Ponadto, wprowadzono w ustawie możliwość zwrócenia się przez instytucję kontrolującą do Komendanta Policji z wnioskiem o pomoc w przeprowadzeniu kontroli. Wzięto bowiem pod uwagę, że oględziny mogą wiązać się z koniecznością wejścia na teren prywatny również pod nieobecność podmiotu kontrolowanego, więc zdecydowano się przy podjęciu takiego kroku zapewnić towarzyszenie/asystę podmiotu uprawnionego. Możliwość taka została przewidziana także ze względu na pojawiające się wyjątkowo okoliczności, z którymi wiąże się konieczność zapewnienia kontrolerom bezpieczeństwa lub sprawnej identyfikacji osób podejrzewanych o wykonywanie czynności w projekcie (lub w miejscu jego realizacji) w sposób naruszający obowiązujące prawo (art. 25 ust. 14)

Instytucja kontrolująca może wystąpić do właściwego miejscowo komendanta Policji z wnioskiem o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli. Na wniosek instytucji kontrolującej właściwy miejscowo komendant Policji zapewnia pomoc przy przeprowadzaniu kontroli.”

Ponadto „W art. 25 ust. 15 zawarta została regulacja dotycząca możliwości wykorzystania podczas kontroli zaawansowanych technologicznie narzędzi analitycznych oraz narzędzi rejestrujących obraz i dźwięk. Pozwoli to na sprawne zebranie materiału dowodowego przykładowo przy budowie autostrad (lot dronem nad wybudowanym odcinkiem drogowym) lub przy potwierdzaniu za pośrednictwem historycznych zdjęć satelitarnych momentu pojawienia się elementu infrastruktury, który jest deklarowany do rozliczenia jako nowo wybudowany” (z uzasadnienia do projektu ustawy). 

Kolejnym etapem jest postępowanie w przypadku stwierdzenia przez instytucję występowania nieprawidłowości. W uzasadnieniu do projektu ustawy wskazano, że: „Przepisy zawarte w art. 26 dotyczą zagadnień związanych z nieprawidłowościami stwierdzanymi w związku z realizacją projektów dofinansowanych ze środków funduszy UE. Przepisy odwołują się do dwóch rodzajów nieprawidłowości wskazanych w art. 2 ustawy, tj. nieprawidłowości indywidualnej oraz nieprawidłowości systemowej. Przepisy art. 26 określają sposób postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zależności od momentu jej wykrycia. Stwierdzenie nieprawidłowości przed zatwierdzeniem wniosku o płatność wiąże się z koniecznością pomniejszenia kwoty wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku beneficjenta o płatność o kwotę wydatków nieprawidłowych. Natomiast stwierdzenie nieprawidłowości po zatwierdzeniu wniosku o płatność wymaga nałożenia korekty finansowej.

Wartość korekty finansowej określona została jako kwota wydatków poniesionych nieprawidłowo w części odpowiadającej kwocie finansowania UE. Takie zdefiniowanie wartości korekty finansowej wynika bezpośrednio z przepisów rozporządzenia ogólnego, które w art. 103 ust. 1 określają korektę finansową jako anulowanie przez państwo członkowskie wkładu z funduszy UE dla operacji lub programu.

Odzyskiwanie środków odbywa się w trybie art. 207 ufp, a w przypadku programów Interreg zgodnie z procedurą wskazaną w umowie o dofinansowanie albo decyzji o dofinansowaniu projektu, na co wskazano w art. 8 ust. 2 pkt 10 ustawy.

Przepisy art. 26 regulują tryb zgłaszania zastrzeżeń przez beneficjentów w przypadku, gdy beneficjent nie zgadza się ze stwierdzeniem nieprawidłowości indywidualnej oraz pomniejszeniem kwoty wydatków kwalifikowalnych ujętych w złożonym wniosku o płatność. Zastosowanie znajdują tu przepisy art. 27 ustawy, zawarte w ust. 2 – 12, dotyczące sporządzania informacji pokontrolnej. Natomiast w przypadku zaistnienia konieczności podjęcia przez właściwą instytucję działań zmierzających do odzyskania środków, zastosowanie znajdzie procedura opisana w art. 207 ufp.

Należy podkreślić, że do następujących czynności: stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości, pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o płatność, nałożenia korekty finansowej oraz do stwierdzenia, że nieprawidłowość indywidualna jest wynikiem działania lub zaniechania właściwej instytucji lub organów państwa, nie stosuje się przepisów kpa. Oznacza to, że realizacja ww. działań nie następuje w drodze decyzji administracyjnej.” Wynika to z art. 26 ust. 4 ustawy, który stanowi, że: Do stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości, pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o płatność złożonym przez beneficjenta, nałożenia korekty finansowej, a także w przypadkach, o których mowa w ust. 10 i 12, nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.

Jak stanowi ustawa, w takim wypadku powstaje obowiązek podjęcia przez właściwą instytucję odpowiednich działań, o których mowa w ust. 8 lub 10. Co istotne, zgodnie z treścią art. 26 ust. 2 Niestwierdzenie wystąpienia nieprawidłowości w toku wcześniejszej kontroli przeprowadzonej przez uprawniony podmiot nie stanowi przesłanki odstąpienia od odpowiednich działań, o których mowa w ust. 8 lub 10, w przypadku późniejszego stwierdzenia jej wystąpienia. Tym samym ustawodawca wskazuje wprost na możliwość wielokrotnego prowadzenia kontroli w tym samym obszarze i dodatkowo wskazuje na możliwość i dopuszczalność odmiennej oceny co do kwalifikowalności wydatków objętych tym zakresem kontroli. 

Zgodnie z ustaloną w ustawie procedurą Stwierdzenie wystąpienia nieprawidłowości oraz nałożenie korekty finansowej jest poprzedzone czynnościami wyjaśniającymi prowadzonymi przez właściwą instytucję, podczas których instytucja ta może uwzględnić wyniki kontroli przeprowadzonych przez inne uprawnione podmioty. Będą to wezwania kierowane do beneficjentów o składania wyjaśnień, uzupełnienie dokumentów niezbędnych do dokonania pełnej oceny sytuacji faktycznej kontrolowanego projektu. Co do zasady wartość korekty finansowej wynikającej ze stwierdzonej nieprawidłowości indywidualnej jest równa kwocie wydatków poniesionych nieprawidłowo w części odpowiadającej kwocie finansowania UE. Oczywiście istnieje możliwość obniżenia tej wartości jeżeli Komisja Europejska określi możliwość obniżania tych wartości.

Zgodnie z treścią art. 25 ust. 8 ustawy o zasadach realizacji zadań w przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości indywidualnej w ramach krajowego lub regionalnego programu:

1) przed zatwierdzeniem wniosku o płatność – instytucja zatwierdzająca wniosek o płatność dokonuje pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowalnych ujętych we wniosku o płatność złożonym przez beneficjenta o kwotę wydatków poniesionych nieprawidłowo; tutaj beneficjent ma możliwość zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, o których mowa w art. 25 ust. 9 ustawy; odpowiednie zastosowanie mają przepisy art. 27 ust. 2-12 – z uwagi na brak w tym wypadku obowiązku sporządzania informacji pokontrolnej. (regulują one procedura zgłaszania zastrzeżeń, rozpatrywania ich przez instytucję kontrolującą oraz odpowiedzi na zastrzeżenia).

2) po zatwierdzeniu wniosku o płatność – właściwa instytucja nakłada korektę finansową.

Natomiast w przypadku, gdy nieprawidłowość indywidualna wynika bezpośrednio z działania lub zaniechania właściwej instytucji lub organów państwa korygowanie wydatków następuje przez pomniejszenie wydatków ujętych w deklaracji wydatków oraz we wniosku o płatność i w rocznym zestawieniu wydatków, przekazywanych do Komisji Europejskiej, o kwotę odpowiadającą oszacowanej wartości korekty finansowej wynikającej z tej nieprawidłowości.

Przepis art. 27 dotyczy kwestii sporządzania informacji pokontrolnej, w tym ostatecznej wraz z procedurą zgłaszania i rozpatrywania zastrzeżeń. Informacja ta sporządzana jest po zakończeniu czynności kontrolnych przez właściwą instytucję. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy: „Art. 27 reguluje zasady sporządzania informacji pokontrolnej oraz zgłaszania przez podmiot kontrolowany zastrzeżeń do niej, czyli tzw. procedurę kontradyktoryjną.

Przepisy art. 27 mają zastosowanie do wszystkich kontroli realizacji programu, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 1, z wyłączeniem weryfikacji wniosków o płatność, kontroli krzyżowych, kontroli na zakończenie realizacji projektu oraz kontroli zasad udzielania pomocy publicznej oraz w zakresie stosowania właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień przeprowadzonych w trakcie procedury oceny projektu (art. 24 ust. 10). Oznacza to, że dla tych kontroli nie ma obowiązku sporządzania informacji pokontrolnej i przeprowadzenia procedury kontradyktoryjnej. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy podmiot kontrolowany nie zgadza się ze stwierdzeniem wystąpienia nieprawidłowości indywidualnej oraz pomniejszeniem wartości wydatków kwalifikowalnych ujętych w złożonym wniosku o płatność (art. 26 ust. 9). Może wówczas zgłosić umotywowane zastrzeżenia, w odniesieniu do których stosuje się odpowiednio procedurę opisaną w art. 27 ust. 2 – 12.”

Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o zasadach realizacji zadań po zakończeniu kontroli sporządza się informację pokontrolną, która po podpisaniu jest doręczana kontrolowanemu wnioskodawcy, beneficjentowi lub kontrolowanej instytucji, zwanym dalej „podmiotami kontrolowanymi„.

Zastrzeżenia:  Podmiot kontrolowany ma prawo do zgłoszenia, na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej lub w postaci papierowej, w terminie 14 dni od dnia doręczenia mu informacji pokontrolnej, podpisanych, umotywowanych zastrzeżeń do tej informacji. (art. 27 ust. 2 ustawy) Przy czym możliwe jest wydłużenie tego 14-dniowego terminu na wniosek podmiotu kontrolowanego, złożony przed upływem terminu zgłoszenia zastrzeżeń. Przy czym przedłużenie jest uprawnieniem a nie obowiązkiem instytucji kontrolującej. Zgodnie z ust. 5 instytucja kontrolująca rozpatruje zastrzeżenia w terminie nie dłuższym niż 14 dni, licząc od dnia otrzymania tych zastrzeżeń. Podjęcie przez instytucję kontrolującą, w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń, czynności lub działań, o których mowa w ust. 7 (tj. przeprowadzenia przez instytucję dodatkowych czynności kontrolnych, żądania przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień), przerywa bieg tego terminu, o którym mowa w tym przepisie. 

Ostateczna informacja pokontrolna: zgodnie z treścią art. 27 ust. 8 ustawy Instytucja kontrolująca, po rozpatrzeniu zastrzeżeń, sporządza w terminie nie dłuższym niż 10 dni ostateczną informację pokontrolną, zawierającą skorygowane ustalenia kontroli lub pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń. Ostateczna informacja pokontrolna lub pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń są niezwłocznie doręczane podmiotowi kontrolowanemu. 

Z powyższego wynika, że instytucja kontrolująca najpierw w terminie 14 dni rozpatruje zastrzeżenia i wysyła stanowisko co do zgłoszonych zastrzeżeń, a następnie w terminie 10 dni sporządza ostateczna informację pokontrolną. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy: „Zastrzeżenia podlegają rozpatrzeniu przez instytucję kontrolującą w terminie 14 dni od dnia otrzymania tych zastrzeżeń przez instytucję kontrolującą. Natomiast ostateczną informację pokontrolną, zawierającą skorygowane ustalenia kontroli albo pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń (w przypadku ich nieuwzględnienia) wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń należy sporządzić w terminie do 10 dni po rozpatrzeniu zastrzeżeń i przekazać niezwłocznie podmiotowi kontrolowanemu.

Zdarzenie wyznaczające początek biegu terminu na rozpatrzenie zastrzeżeń, którym jest otrzymanie zastrzeżeń, zostało określone inaczej niż w perspektywie 2014-2020 – tam było nim zgłoszenie zastrzeżeń. Wynika to z faktu, że nastąpiło ustawowe doregulowanie kwestii doręczania dokumentów pomiędzy instytucją oraz innym podmiotem publicznym lub niepublicznym, zwłaszcza w kontekście elektronizacji tego procesu.”

Stosownie do treści art. 27 ust. 11 ustawy o zasadach realizacji zadań do ostatecznej informacji pokontrolnej oraz do pisemnego stanowiska wobec zgłoszonych zastrzeżeń nie przysługuje prawo do złożenia zastrzeżeń. 

Prawo wycofania zastrzeżeń: ustawa wskazuje na możliwość wycofania zastrzeżeń przez beneficjenta/wnioskodawcę w każdym czasie. Przepis art. 27 ust. 6 stanowi bowiem:  Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 5, mogą zostać w każdym czasie wycofane. Zastrzeżenia, które zostały wycofane, pozostawia się bez rozpatrzenia. 

Poprawki w informacji pokontrolnej: Instytucja kontrolująca ma prawo poprawienia w informacji pokontrolnej oraz w ostatecznej informacji pokontrolnej, w każdym czasie, z urzędu lub na wniosek podmiotu kontrolowanego, oczywistych omyłek. Informację o zakresie tych poprawek przekazuje się bez zbędnej zwłoki podmiotowi kontrolowanemu.

Zalecenia pokontrolne: Kwestię tę regulują przepisy art. 27 ust. 9, 10 i 12 ustawy, które stanowią, że informację uzupełnia się o zalecenia pokontrolne – o ile występuje potrzeba ich zawarcia. W sytuacji, w której zalecenia zostaną ujęte w treści informacji należy zawrzeć wskazanie terminu, w jakim podmiot kontrolowany ma przekazać instytucji kontrolującej informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Termin określa instytucja kontrolująca, uwzględniając charakter zaleceń – przez co i czas potrzebny na ich wykonanie i następnie na poinformowanie instytucji kontrolującej przez podmiot kontrolowany o wykonaniu tych zaleceń .